우리 회사 교육에는 이 프로그램이 딱이야
직원이 50명인 중소기업에 근무하는 K대리. 인사·총무 업무를 담당하는 K대리는 요즘 한 가지 업무가 더 생겼다. 바로 얼마 전 새로 채용한 신입사원에 대한 교육으로 신입사원을 회사에 빨리 적응시키기 위해 회사 연혁에 대한 설명회, 현장방문, 부서별 안내 및 상견례, 환영식 등을 계획하고 있다.
그러나 그 후에는 어떤 교육을 시켜야 할지 막막하기만 하다. 교육담당자로서 열심히 교육의 중요성을 외치고 있지만 기존의 일을 처리하기만도 벅차다. 생각 같아서는 신입사원을 빨리 해당부서에 배치시켜 훌훌 털어버리고 싶은 마음이 간절하지만 사장님에게 금번 신입사원은 철저히 교육시켜 해당부서에 배치하라는 지시를 받은 K대리. 새로 입사한 신입사원들에게 어떤 교육을 시켜 주면 좋을까?
신입사원 대부분이 학교를 갓 졸업한 사회 초년생이다. 이들은 아직 직장생활이 몸에 익숙해져 있지 않을 뿐만 아니라 학교교육이 직업의 세계를 효과적으로 반영하지 못하는 관계로, 기업이라는 조직에 첫발을 들여 놓으면 마치 군대에 갓 입대한 이등병처럼 사소한 업무에도 경직되고 부담을 느끼게 된다.
이러한 신입사원들에게는 학교에서 배우지 못한 사회생활, 즉 조직생활에 필요한 여러 가지 기업교육을 시켜야 한다. 과거에는 채용 후 가능한 한 빨리 업무에 투입하는 것이 가시적으로 기업에 생산성을 높여주는 것으로 생각했으나 이제는 장기적인 관점에서 적절한 기업교육을 이수한 후 현업에 투입하는 것이 기업 발전과 개인 발전 면에서 더욱 효과적이라는 의견이 설득력을 얻고 있다.
그 이유는 굳이 수치 자료를 제시하지 않는다 하더라도 쉽게 알 수 있다. 기업은 사업을 하는 곳이며 그 사업은 사람이 수행한다. 따라서 사람의 능력에 따라 사업수행의 결과가 다르게 나타나기 마련이며, 교육은 이러한 사업을 수행하는 사람의 능력을 개발하기 위한 관리이고 이러한 관리가 효율적으로 되었을 때 사업수행의 성과가 긍정적으로 나타나는 것이기 때문이다. 개인의 발전과 조직의 발전을 위해 필요한 신입사원 교육에 활용하면 좋은 교육과정 몇 가지를 소개한다.
조직생활 적응을 위한 프로그램
직장인의 예절 과정(비즈니스 매너)
이 프로그램은 어떠한 기업체라 하더라도 신입사원 교육과정을 구성할 때 빼놓지 않는 필수 과정 중 하나라고 말할 수 있다. 사회에 첫발을 내딛는 신입사원에게 학생 신분이 아닌 사회인으로서 갖추어야 할 매너와 에티켓의 체득을 통해 대인관계를 원활히 하고 고객에 대한 응대와 서비스의 중요성을 인식시킬 수 있는 과정이기 때문이다.
주요내용으로는 인사방법(악수, 명함교환 등), 동작 및 표정관리(미소 짓기, 표정관리, 손님 안내와 접대 등), 전화응대 예절, 상사와의 대화방법, 용모와 복장 등이 있다. 이 밖에도 고객만족 활동에 대한 내용이나 이미지 메이킹에 대한 내용을 추가하여 교육을 진행할 수도 있다.
인간관계와 커뮤니케이션
이 프로그램은 단지 신입사원 과정뿐만 아니라 여러 계층교육에 공통으로 적용하는 과정으로 자기와 타인에 대한 올바를 이해를 통해 조직생활 중 원만한 인간관계를 형성하도록 하는 것이다. 또 이러한 인간관계 형성을 위해 필요한 커뮤니케이션 기술을 습득하는 과정이다. 특히 이 과정에서는 DISC, 에니어그램, MBTI 등의 유형진단 프로그램을 활용하여 자신의 성격유형과 행동유형을 파악한 후 자신의 강점을 효과적으로 활용하는 방안을 교육하기도 한다.
이것은 신입사원에게 특히 어려운 조직 내 상사 및 동료와의 인간관계 형성에 큰 도움이 되는 것은 물론, 개인적으로 가정과 친구 또는 기타 여러 사람들과의 원만한 인간관계 형성에도 도움이 된다. 주요내용으로는 인간관계의 정의, 성격 및 행동유형 분석, 교류분석과 인간행동 이해, 효과적인 의사소통 기술, 설득요령, 경청법, 대화기법, 상사 보좌 및 협력방안 등이 있다.
행동력 강화 훈련(팀워크 및 일체감 조성 훈련)
이 프로그램은 대기업은 물론 신입사원을 대상으로 협동심을 강화하고 소속감을 고취시키고자 하는 기업에서 선호하는 교육과정이다. 과거에는 산악 유격훈련, 갯벌훈련과 같이 고도의 체력을 요구하는 훈련이 많았으나 요즈음에는 팀워크를 활용한 문제해결 능력에 초점을 맞추고 있다.
흔히 오리엔티어링(O.L)-현재는 세계적인 레포츠로 자리잡아가고 있다-이라고 불리는 이 훈련은 기본 체력훈련 후 팀별로 정해진 목표 지점을 찾아다니며 지점마다 나타나는 문제를 해결하고 돌아오는 일종의 게임과 같은 팀워크 훈련이다. 이 훈련은 건강한 신체와 협력 정신을 길러주며 훈련 기획과 피드백이 잘 된 경우 참가자들에게 평생 잊혀지지 않는 교육으로 남을 수 있다.
또 체력과 정신력, 팀워크를 모두 키워주는 종합적인 프로그램이라고 할 수 있다. 주로 야외에서 진행되는 프로그램이지만 장소나 기후가 적절하지 않을 경우에는 실내에서 문제해결 중심의 팀워크 게임을 진행하기도 한다.
기업경영에 대한 이해를 돕는 프로그램
모의 기업경영(시뮬레이션 게임)
이는 일종의 모의 전략 게임(Simulation Game)으로 기업경영 전반에 대한 지식이 없는 신입사원들이 스스로 경영자가 되어 실전과 유사한 모의경영을 체험해 보는 과정이다. 참가자를 몇 개 팀으로 나누어 각 팀을 한 기업으로 설정하고 제품의 원가산출부터, 마케팅, 자금관리, 재무제표 작성을 통한 손익계산, 그리고 전략적 의사결정이나 위기관리까지 기업경영과 관련된 모든 활동을 수행해 나가면서 자신의 기업이 최대한 많은 수익을 낼 수 있도록 다른 팀들과 경쟁 또는 협력해 가며 기업을 경영해 가는 과정을 직접 체득할 수 있도록 구성한 과정이다.
이 과정은 단순히 기업의 관리 사이클을 체험해 본다는 의미도 있지만, 그보다 게임을 통해 수익을 발생시키는 과정에서 기업의 이윤은 고객에게서 발생한다는 사실을 깨닫게 되어 고객관리의 중요성을 체득하게 된다.
또 이익을 내기 위해 필요한 계수적 감각(원가개념, 비용개념, 수익개념 등)을 자연스럽게 알 수 있도록 해주는 효과가 있어 향후 자신의 업무밖에 보지 못하거나 부서 이기주의에 빠지기 쉬운 직원들에게 장기적 관점에서 매우 효과적인 교육이라고 할 수 있다. 현재 많은 대기업에서도 신입사원 교육 시 활용하는 프로그램 중의 하나이며 신입사원뿐만 아니라 교육의 초점을 의사결정, 전략경영 쪽으로 비중을 두어 중견사원이나 예비관리자용 교육으로 활용해도 좋은 내용이라고 할 수 있다.
변화관리
기업경영에 대한 전반적인 이해를 위해서는 기업경영의 방식을 이末求?것도 중요하지만, 주변 환경의 변화를 이해하는 것도 그에 못지않게 중요하다. 그 이유는 『누가 내 치즈를 옮겼을까?』라는 책에서도 나타난 것처럼 기업이 요구하는 치즈는 기업이 원하는 대로 한곳에 머물러 있지 않기 때문이다. 기업이 수익을 내기 위해 전략적으로 판단해야 할 많은 사안은 기업경영을 둘러싼 시장 변화, 세계 경제 변화, 고객 니즈 변화 등 다양한 환경 변화에 맞추어 내려져야만 올바른 의사결정이 될 수 있다. 이러한 이유로 기업 내에서 변화관리에 대한 교육의 필요성은 점점 더 높아가고 있다.
물론 신입사원 교육의 경우에는 아주 디테일한 경영환경의 변화에 대해서는 언급하지 않는다(그러한 내용은 경영진이나 관리자급 이상의 교육에 적당하다). 신입사원 교육에서는 환경변화에 대한 일반적인 내용, 즉 변화의 당위성과 그러한 변화에 대응해야 하는 이유 그리고 스스로 변화를 받아들이고 대응하기 위해 필요한 일반적인 지식을 전달한다.
업무수행 능력을 향상하기 위한 프로그램
효율적인 업무수행
이 프로그램은 신입사원이 일(업무)에 대한 기본자세와 업무의 개념 및 프로세스를 익히는 과정이다. 신입 실무자들이 익혀야 할 지시 수명과 보고요령은 물론 PDS(Plan-Do-See) 사이클 또는 PDCA(Plan-Do-check-Action) 사이클을 활용한 과학적인 업무 수행의 프로세스를 교육한다. 업무의 기획단계에서부터 실행 그리고 추진과정의 모니터링과 그에 따른 시정조치까지 주먹구구식의 업무추진이 아닌 효과적이고 과학적인 업무수행 방법을 교육하는 것이 주된 내용이기 때문에 ‘과학적인 업무수행’이라고도 불린다.
교육 진행 시 한 가지 주의할 점은 내용상 다소 경직되고 지루한 과정이 될 수 있으므로 강의 전에 과정 기획의도 및 필요성에 대해 충분히 설명하여 동기를 부여하고 적절한 강의기법과 다양한 콘텐츠를 활용하여 교육생들에게 흥미를 잃지 않도록 하는 것이 매우 중요하다.
프레젠테이션 스킬
프레젠테이션 스킬 업(Skill-Up)이라는 과정으로 일반사원들을 위해 2박 3일이나 3박 4일 과정으로 운용한다. 그러나 신입사원들의 뛰어난 전투력(?) 향상을 기대하는 업체라면 신입사원 교육 프로그램으로 활용해도 좋다.
아무리 강심장인 사원이라 할지라도 경영진이나 고객 앞에 서면 떨리고 긴장되어 자신이 전달하고자 하는 내용을 100% 전달하지 못하기 마련이다. 더구나 신입사원이라면 어떻겠는가? 입사 후 처음으로 맡은 프레젠테이션 기회를 타고난 강심장만 믿고 밀어붙인다면 너무 무모하지 않겠는가? 본 과정은 효과적인 프레젠테이션 능력 향상을 위해 프레젠테이션의 구조와 흐름, 고객의 마음을 읽어내어 고객과 일치를 이루는 방법과 프레젠테이션 대상에 따른 적절한 설명방법, 프레젠테이션에 필요한 기술 등에 대한 내용을 교육한다. 기업에서는 뛰어난 신입사원을 미리 알아보고 해당 부서에 배치하고 싶을 때 본 과정의 실습시간을 통해 끼 있는 신입사원을 분별해 보는 것도 괜찮은 방법일 것이다.
문서작성 및 파일링 또는 글쓰기
문서작성과 관련된 교육은 기업마다 활용하는 워드프로세서가 다르고, 문서양식이 다르기 때문에 주로 자체 교육으로 끝내거나 아예 교육내용에서 빠지는 경우가 많다. 그러나 오히려 이러한 관행으로 기안문 및 보고서 작성과 문서(기록)보관 업무를 체계적으로 배우지 못하고 경험으로 배우고 있어 기업의 보이지 않는 낭비요소가 되고 있다.
그리고 요즈음에는 Business Writing이라는 업무적인 글쓰기에 점차 관심이 높아지고 있다. 잘 구성된 제안서나 보고서는 고객, 상사, 동료와 대화할 때 그 효과를 배가하기 때문이다. 이러한 문서작성과 글쓰기 과정은 아직까지는 ‘글 쓰는 것을 교육할 필요가 있어?’라는 생각으로 신입사원 교육에 활용되지 않았지만 점차 이메일을 통한 업무연락이나 고객과의 접촉이 늘어감에 따라 중요시되고 있다.
기업 및 개인의 개선과 발전을 위한 프로그램
창의력 개발과 문제해결
약방에 감초가 있다면 기업교육에는 바로 이 과정이 있다. 신입사원 교육과정부터 일반사원, 중견사원 과정 등 어느 과정에서 활용한다 해도 높은 만족도를 나타내는 교육이 바로 창의력과 문제해결에 관한 교육이다.
과거 묵묵히, 열심히 일하는 직원이 인정받던 시대는 지나고, 창의력을 발휘하여 업무를 해결하는 직원이 더욱 인정받고, 기존의 문제점을 찾아내어 개선하는 능력이 있는 사원이 인정받는 현재의 기업문화에서는 본 과정에 대한 중요성이 점차 커지고 있다.
특히, 최근 기업의 경영혁신운동이 활발해지면서 기존의 경영혁신 툴을 그대로 적용하는 기업이 혁신활동의 효과적인 면에서 한계를 드러내기 시작했고 이에 대응이라도 하듯이 경영혁신 툴을 창조적으로 자신의 기업에 맞게 적용하고자 하는 움직임이 일고 있어 ‘창의력 개발과 문제해결’ 교육은 혁신과 창조적인 인재를 원하는 기업에서 결코 무시할 수 없는 필수 교육과정이 되고 있다.
본 과정의 주요 내용은 ‘창의력을 가로막는 장벽과 그 해소 방법’, ‘아이디어 발상기법’, ‘문제해결 기법’ 등이며 과정을 진행하는 강사에 따라 ASIT, TRIZ, 브레인스토밍 등 다양한 방법을 활용하여 교육하기 때문에 교육기관이나 강사에 따라 그 내용이 다양할 수 있다. 교육시간이 충분한 장기 과정인 경우에는 직접 사내의 문제점을 찾아내어 해결해 보는 실질적인 교육을 진행하기도 한다.
신입사원은 기업의 조직원 중 가장 마인드가 신선하다. 따라서 이러한 신입사원들에게 입사 초기부터 창의력 개발 교육을 통해 창조적 마인드를 조성해 주고, 능력을 활용할 수 있는 기회를 준다면, 기대 이상의 교육효과를 얻을 수 있을 것이다(실제로 모 대기업에서는 신입사원들의 아이디어를 제품화하여 성공했다).
정보 및 시간관리
21세기 최첨단 정보화 사회에서 기업인에게 정보관리에 대한 중요성은 매우 중요하다. 한때 시(時)테크가 유행했으나 이제는 초(秒)테크를 논하는 시대가 된 만큼 시간관리 역시 초고속 정보의 시대를 살아가는 기업인에게 매우 중요한 관리 포인트로 자리잡아 가고 있다.
본 과정은 초고속으로 달려가는 정보화 경쟁 사회에서 기업이 살아남기 위해 필요한 정보활동 마인드와 정보의 가공과 관리 방법 및 활용 방법에 대하여 교육한다. 또한 시간관리의 중요성을 일깨우고 새로운 습관의 창조를 통한 효과적인 시간관리 방법에 대한 내용을 교육하여 신입사원들로 하여금 초고속 정보화 시대에 걸맞은 마인드와 사고능력을 길러주게 될 것이다.
성공적인 인생설계 및 인생목표 설정 관련 교육
본 과정은 언뜻 과정명만 본다면 보험회사(?)에서나 할 듯한 교육으로 느껴질 수 있다. 그러나 이 교육은 개인의 성공적인 인생 목표를 설정하고 그 목표를 달성하기 위하여 지녀야 할 직장인으로서의 프로의식, 성공의식에 대하여 교육한다. 개인의 발전이 곧 조직의 발전과 연결된다는 관점에서 보아 교육은 개인의 성공을 목표로 하여 각자의 동기를 유발해 내고 성공을 위해 자신의 직장에서 프로페셔널이 되도록 하여 결국 개인의 성공과 조직의 발전을 동시에 이루어 내는 일석이조의 결과를 가져오게 된다. 교육의 주요 내용으로는 ‘생애설계’, ‘목표설정의 필요성’, ‘인생목표와 직장목표’, ‘직장인의 프로의식’, ‘성공적인 직장인의 조건’ 등이 있다.
여러분이 만일 K대리와 같은 처지에 있는 중소기업 교육 담당자라면 신입사원 교육을 위해 여러분이 선택할 수 있는 방법은 대략 두 가지가 될 것이다. 한 가지는 위와 같은 교육 프로그램을 진행하는 교육기관에 신입사원을 보내 다른 업체 직원들과 함께 교육받게 하는 방법이다. 이 방법은 업체 특성상 한번에 많은 신입사원을 뽑지 못하는 상시채용 업체의 경우에 활용하는 방법으로 적은 비용으로 다양한 교육을 받을 수 있다는 장점이 있으나 단일 업체가 아닌 관계로 교육의 집중도나 효과가 다소 떨어질 수 있다는 단점이 있다.
다른 한 가지는 사내강사를 활용하거나 외부강사를 사내로 초빙하여 신입사원을 교육하는 방법이다. 이 방법은 한번에 많은 신입사원을 채용하는 업체에서 활용할 수 있는 방법으로 교육 효과가 높고 신입사원의 소속감을 높일 수 있다는 장점이 있으나 직원을 상시 채용하는 소규모 중소기업에서 활용하기에는 어렵다. 따라서 업체의 상황과 채용인원에 따라서 적절한 방법을 선택해야 한다.
/중소기업 전문 웹진 기업나라 12월호